為使機械工程系運動員在本屆體育節和春季運動會上取得優異成績，3月7日中午，機械工程系召開了學生體育運動委員會專題會議，部署體育節和運動會相關事宜。系黨總支副書記兼系乒乓球隊指導老師孫軍、系籃球隊指導老師汪洋、系足球隊指導老師施興、系羽毛球隊指導老師王平、系健美操隊指導老師孟慶霞、系學生會主席、副主席、團委副書記、學生會體育部委員、各支運動隊隊長、各班班長、體育委員參加了會議。會議由系輔導員王平主持。

會上，系黨總支副書記孫軍首先從賽事的組織、后勤服務、緊急事件處理等方面總結了我系在上屆體育節各項比賽中的得失，通報了各項比賽的成績。隨后他宣讀了《我院關于召開2011年常州輕院春季田徑運動會的通知》，要求各支運動隊和各班盡快組織好體育節和運動會選拔和賽前比賽訓練，成立體育節和運動會組委會。

各支運動會指導老師和隊長分別匯報了運動隊成立以來的基本情況和常規訓練情況，提出了本屆體育節各支運動隊的競技方案和經費預算。

會上確立以系黨總支副書記孫軍擔任主任，系輔導員王平和系學生會主席張濤為副主任的機械工程系體育節和田徑運動會組委會。組委會共分為六個小組，分別為球類競賽組、入場式和健美操組、田徑競賽組、宣傳組、考評組、后勤和青年志愿者組，各小組分工明確，責任到人。